Wat is een goede spreadsheet?
Prettige lay-out
Op de boekhouding kijken ze graag naar lijstjes. Dan is het handig als de belangrijke data visueel wordt benadrukt. Bijvoorbeeld door de relevante periode automatisch een andere kleur te geven. Dan zie je meteen in welke maand er iets bijzonders is geboekt.
Geef ze de controle
Ze weten dat ze alleen de gele cellen kunnen aanpassen - dat geeft rust en overzicht. Sommige headings zijn ook geel. Door de periode aan te passen verandert het overzicht. De achterliggende data hoeft niet te worden getoond - dat is alleen maar verwarrend.
Checks & balances
Het is fijn als alle routinechecks door de spreadsheet zelf worden gedaan. Als er iets opvalt moet het meteen worden getoond - dan weet de gebruiker waarschijnlijk nog goed wat hij of zij net heeft aangepast.
Achter de knop
De macro's doen het zware werk. Je roept een macro op door op een knop te klikken, en VBA doet de rest. Maar het moet onder alle omstandigheden goed werken om het vertrouwen van de gebruiker niet aan te tasten. Goed testen dus.
Samen in de Cloud
Als de spreadsheet in een dropbox staat, of in een onedrive, moeten de links naar andere spreadsheets wel kloppen. Afhankelijk van hoe de PC bij de gebruiker is ingericht worden de paden met één klik op de button goed gezet.
Leesbare handleiding
Natuurlijk moet het worden gedocumenteerd. Maar er is een groot verschil tussen een automatisch gegenereerde beschrijving en een kort, leesbaar documentje dat de vragen van de gebruiker beantwoordt.